Il est déjà possible depuis longtemps de télécharger au format numérique diverses attestations d’organismes publics (CPAM, URSSAF, CAF,…). Depuis début 2017, il est aussi acquis que les entreprises peuvent transmettre les bulletins de salaires dématérialisés aux salariés. Qui devront à leur tour tous déclarer leurs impôts en ligne à l’horizon de 2018. Pour l’heure, seulement 5 % des 2,5 milliards de factures générées actuellement en France sont dématérialisées. Mais les pouvoirs publics entendent changer la donne : le système d’information Chorus de gestion des finances publiques prévoit ainsi la dématérialisation progressive sur trois ans de toutes les factures transmises à l’État et aux collectivités, selon la taille des entreprises. « À partir de 2020, les 100 millions de factures adressées chaque année aux quelque 80 000 entités publiques devront l’être par voie électronique », rappelle Jean-Louis Pascon, consultant en dématérialisation. De plus, la loi Macron du 6 août 2015 prévoit l’obligation des entreprises à accepter les factures électroniques. L’authenticité de leur origine (identification de son émetteur) et l’intégrité de leur contenu (impossibilité de modification) doivent être garanties par une signature électronique ou une norme d’identification convenue par les parties. Ou encore par la piste d’audit fiable, capable d’en justifier l’origine et l’authenticité en retraçant chaque étape de la transaction, du devis à la facture, en passant par le bon de livraison et la preuve de paiement.
Dans le secteur du TRM, la lettre de voiture internationale électronique – dite e-CMR – devrait bientôt alléger la gestion administrative des transporteurs et accélérer les règlements. En février 2008, un protocole a été ajouté à la convention CMR pour autoriser la gestion des lettres CMR par voie électronique. Ce protocole prévoyant un dispositif de signature électronique est entré en vigueur le 5 juin 2011. Dix pays ont ratifié ce nouveau système numérique, dont la France en janvier 2017. Dans l’Hexagone, un arrêté datant du 9 novembre 1999 autorise déjà les transporteurs français à dématérialiser les documents de transport… à condition de conserver un exemplaire papier qui continue de faire foi ! En attendant d’être validé sur le plan juridique, cette solution numérique a le mérite d’accélérer l’émission des factures (et donc le règlement de prestation) puisqu’il n’est plus nécessaire d’attendre le retour du conducteur avec la lettre de voiture pour facturer. Dès signature de la lettre de voiture électronique, les preuves de livraison peuvent être transmises en temps réel aux transporteurs ; le cas échéant, des photos peuvent même venir compléter le dossier afin de servir de preuves en cas de litige concernant l’état de la marchandise.
