A compter du 1er décembre 1999, tout véhicule d'au moins deux essieux exploité en transport routier de marchandises ou location doit détenir à son bord un document correspondant à la nature du contrat sous lequel s'effectue la prestation : lettre de voiture en transport public (compte d'autrui) et en déménagement, feuille de location de véhicules industriels, justificatif pour le compte propre.
Pris en application de la loi et du décret Gayssot (L'OT 2043), l'arrêté du 9 novembre 1999 publié au Journal Officiel du 25 novembre définit les mentions minimales à porter sur le document requis. Un exemplaire - ou son équivalent informatique - doit être à bord du véhicule, conservé pendant deux ans et présenté à toute réquisition des agents chargés du contrôle. La réforme fait disparaître le récepissé : la lettre de voiture s'impose aux transports effectués à moins ou à plus de 150 km, aux envois inférieurs ou supérieurs à 3 tonnes, constituant de ce fait un document unique. Des assouplissements sont toutefois accordés aux messagers et groupeurs. L'arrêté consacre également par voie réglementaire la fin du monopole d'édition et de diffusion du Comité national routier sur la lettre de voiture. Le nouveau document est en effet de forme libre dès lors qu'y figurent les mentions obligatoires. Les anciens documents pourront toutefois être utilisés jusqu'à épuisement des stocks.
Transport public. Tout contrat de transport public (compte d'autrui), qu'il soit intérieur ou international, qu'il soit réalisé par une entreprise résidant ou non en France, donne lieu à l'établissement, avant l'opération de transport, d'une lettre de voiture nationale ou internationale. Sa forme est libre et son édition par des moyens informatiques à bord du véhicule autorisée. Elle comporte au minimum les renseignements suivants :
a) date de son établissement ;
b) nom, adresse et numéro SIREN ou numéro d'identification intracommunautaire du transporteur ;
c) date de la prise en charge de la marchandise
d) nature et quantité, ou poids ou volume de la marchandise ;
e) nom de l'expéditeur ou du remettant
f) adresse complète du lieu de chargement
g) nom du destinataire
h) adresse complète du lieu de déchargement.
Des facilités sont accordées en cas d'opérations successives de chargement-déchargement entre un même expéditeur et un même destinataire pour une même nature de marchandises. L'ensemble des opérations peut être regroupé sous une seule lettre de voiture par jour dès lors qu'y figure la quantité ou le poids ou le volume estimé de la marchandise. La lettre de voiture s'accompagne alors d'un état récapitulatif par opération, et s'il y a lieu pour chaque colis ou lot.
De même, dans le cas où une opération de transport est réalisée pour le compte d'expéditeurs ou de destinataires multiples (messagerie-groupage), une seule lettre de voiture peut également être établie avec les seuls renseignements désignés aux a, b, et c sous condition d'un état récapitulatif comportant les autres mentions pour chaque colis ou lot. S'il ne figure pas dans le véhicule, ce récapitulatif - qui peut être constitué du bordereau récapitulatif de chargement fourni par le commissionnaire de transport - est à produire dans les trois jours (transport de matières dangereuses excepté) suivant un contrôle sur route.
Transports de déménagement. Comme par le passé, les transports de déménagement donnent lieu à l'établissement d'une lettre de voiture de déménagement. Laquelle mentionne obligatoirement les :
a) nom, adresse et numéro SIREN ou numéro d'identification intracommunautaire de l'entreprise ;
b) nom et adresse du client ;
c) mode d'exécution du transport ;
d) volume du mobilier ;
e) lieux de chargement et de livraison ;
f) date limite des opérations de chargement et de livraison ;
g) numéro d'inscription de l'entreprise de déménagement au registre des transporteurs et des loueurs.
Elle est établie en quatre exemplaires : la souche conservée par l'entreprise ; le double de la souche remis au client avant le déménagement ; le bulletin de livraison qui accompagne le mobilier en cours de transport (il reçoit en fin d'opération mention de décharge et les éventuelles réserves du client, à conserver par l'entreprise) ; le double du bulletin de livraison remis au client. Constituent des transports de déménagement, « les transports de meubles ou d'objets mobiliers effectués au départ ou à destination d'un garde-meuble et, lorsque l'expéditeur est également le destinataire, les transports de meubles ou d'objets mobiliers usagés en provenance et à destination d'un local d'habitation ou d'un local à usage professionnel, commercial, industriel, artisanal ou administratif ».
Location avec ou sans conducteur. La location d'un véhicule industriel avec ou sans conducteur destiné au transport de marchandises donne lieu, avant la mise à disposition du véhicule, à l'établissement par le loueur d'une feuille de location. La copie du contrat de location vaut feuille de location. Elle comporte au minimum les renseignements suivants :
a) date d'établissement de ce document ;
b) dates de début et de fin de mise à disposition du véhicule au locataire ;
c) nom, adresse et numéro SIREN ou numéro d'identification intracommunautaire du loueur ;
d) nom, adresse du locataire ;
e) numéro d'immatriculation du véhicule moteur loué ;
f) régime de la location du véhicule, avec ou sans conducteur.
Selon la nature juridique du transport effectué, le locataire du véhicule établit pour sa part soit un document justificatif « compte propre » (voir ci-après), soit une lettre de voiture « transport public », soit une lettre de voiture « déménagement ».
Transports pour compte propre. Les transports effectués en compte propre doivent être accompagnés de la facture, du bon d'enlèvement ou de livraison. Le document présenté comporte obligatoirement les indications suivantes :
a) date de l'expédition ou de l'enlèvement ;
b) nom et adresse de l'expéditeur ;
c) nom et adresse du destinataire ;
d) lieu du chargement ;
e) lieu du déchargement ;
f) nature et quantité ou poids ou volume de la marchandise.
Si l'opération de transport porte sur un produit de même nature, réalisée pour le compte d'expéditeurs ou de destinataires multiples, le document peut se borner à indiquer la date de l'expédition du premier enlèvement ou de la première livraison, la date et l'heure de début de l'opération de transport, le nom et l'adresse du premier et du dernier expéditeur, le premier et le dernier lieu de chargement, la nature des marchandises. En cas de contrôle, l'entreprise aura trois jours pour justifier des informations manquantes.
Les documents énumérés ci-dessus ne dispensent pas les entreprises de détenir également à bord des véhicules :
> le titre administratif requis selon le tonnage du véhicule : copie conforme de licence communautaire (plus de 6 t de PMA et de 3,5 t de charge utile) ou de licence intérieure (véhicules n'excédant pas les seuils ci-dessus) ;
> une attestation justifiant la relation d'emploi entre l'entreprise exploitante et le conducteur (les mentions à porter sur ce document ne sont pas fixées réglementairement) ;
> le document de suivi prévu par la loi n° 95-96 du 1er février 1995 pour le transport public et le déménagement. Soit la lettre de voiture nationale ou internationale (CMR) en fait office dès lors qu'elle est complétée des renseignements obligatoires, soit il s'agit d'un document distinct. Il comporte deux types de mentions :
- celles qui font l'objet d'une signature conjointe du conducteur et du remettant de la marchandise : date et heure d'arrivée au lieu de chargement, date et heure de départ du véhicule chargé libéré, heure d'arrivée au lieu de déchargement demandé par le remettant ou son représentant ;
- celles qui requièrent une signature conjointe du conducteur et du destinataire de la marchandise : date et heure d'arrivée au lieu de déchargement ; date et heure du véhicule déchargé libéré.
Des assouplissements sont prévus en cas d'opérations successives de chargement-déchargement et de rotations du véhicule.
Le document de suivi doit pouvoir être présenté par le conducteur lorsqu'a été constatée l'une des trois infractions suivantes : dépassement de plus de 20 km/h de la vitesse maximale autorisée ; dépassement de plus de 20 % de la durée maximale de conduite journalière ; réduction à moins de six heures de la durée de repos. Faute de quoi, la sanction d'immobilisation du véhicule et de son chargement peut être prononcée.
> A compter du 1er décembre 1999, tout véhicule d'au moins deux essieux doit détenir à son bord un document correspondant à la nature du contrat sous lequel s'effectue la prestation : transport routier public (compte d'autrui), location de véhicules industriels, déménagement ou compte propre.
> Un exemplaire du document requis - ou son équivalent informatique - doit être à bord du véhicule, conservé deux ans en entreprise et présenté à toute réquisition des agents chargés du contrôle.
> La lettre de voiture est de forme libre dès lors qu'y figurent les mentions obligatoires.
Présentes à bord des véhicules, la lettre de voiture transport public (et s'il y a lieu l'état récapitulatif par opération en messagerie), la lettre de voiture déménagement et la feuille de location - ou leur équivalent informatique - doivent être conservées par l'entreprise pendant un délai de deux ans pour être présentées à toute réquisition des agents chargés du contrôle.
« Les éléments conservés par l'entreprise doivent permettre d'accéder aux informations relatives aux donneurs d'ordres et aux prix facturés », stipule l'arrêté du 9 novembre 1999. L'objet clairement visé par cette obligation : la mise en oeuvre des textes sur la co-responsabilité des donneurs d'ordres, les prix abusivement bas et la sous-traitance.