« Il y a longtemps que notre entreprise a fait le choix stratégique d’externaliser la paie, même si nous avons en interne une personne qui prépare et transmet tous les éléments, et vérifie les frais des conducteurs et les bulletins de salaire. Nous sommes passés en DSN (déclaration sociale nominative) dès janvier 2017, date de l’obligation, grâce à de nombreux échanges en amont avec notre prestataire, STS. Nous n’avons pas eu de souci particulier, hormis des ajustements nécessaires avec certains organismes. Ceux-ci nous réclamaient des sommes ne correspondant pas à ce que nous avions déclaré dans la DSN. Mais dans l’ensemble, cela a simplifié notre travail et allégé les tâches de notre chargée de paie, qui n’a plus à assurer la déclaration de fin d’année.
En revanche, pour le prélèvement à la source, nous nous posons beaucoup de questions et communiquons avec notre prestataire à ce sujet. A priori, la récupération du taux à appliquer sera facile pour les salariés actuellement dans nos effectifs. Mais comment faire pour les collaborateurs qui entreraient dans l’entreprise courant 2019 ? Faudra-t-il le leur demander à l’embauche ? Et s’il s’écoule un ou deux mois avant que ce taux soit appliqué à une personne, comment l’argent sera-t-il récupéré ? Certains points sont encore flous et nous n’avons reçu aucune information. Les salariés aussi nous font part de leurs interrogations, certains n’ayant pas envie que leur employeur connaisse leur niveau de ressources. Mais nous n’avons pas toutes les réponses. Notre prestataire va nous aider, tout comme il nous a accompagnés pour la mise en place du bulletin simplifié : réunion avec le CE pour expliquer les regroupements de rubriques, note de service, etc. Notre actualité, c’est surtout la mise en place, depuis mai dernier, d’un portail collaboratif avec STS. Bien que les élus du personnel aient demandé à toujours utiliser des imprimés papier, pour ceux qui n’ont pas Internet – ce que nous avons accepté –, ils y sont plutôt favorables. Cela permet à chaque collaborateur d’avoir accès à un espace personnel sécurisé où il peut trouver ses bulletins de paie et faire ses demandes de congés en ligne. Le supérieur hiérarchique les valide directement et a une meilleure vision de toutes les demandes de son équipe. Il nous reste à voir tous les aspects liés au RGPD. Cela représente un coût, mais celui-ci n’est pas démesuré par rapport à l’impression de quelque 500 bulletins de paie, ainsi que des relevés mensuels d’activité, etc. »
