Ce guide prend la forme d’une check list dans des zones qui risquent de rendre le navire en non-conformité avec les règlements internationaux ISM (International ship management) et ISPS (International Ship and Port facility Security).
Cette liste montre les points le plus souvent mis en avant par les autorités en charge du contrôle par l’État du port. Elle a été dressée par les services du Lloyd’s Register sur les principales causes de détention observées sur des navires entre 2008 et 2009. Elle a été complétée par l’expérience des inspecteurs du UK P&I Club.
Les déficiences qui reviennent le plus souvent sont celles ayant trait à la maintenance du navire et ses équipements. Il est donc devenu important que « toutes les personnes à bord en charge de la maintenance soient qualifiées et que chaque déficience soit rapidement rémédiée », a souligné Jim Barclay, directeur de la section du contrôle de l’État du port au Lloyd’s Register. Il a ajouté que chaque déficience qui ne peut pas être réglée soit immédiatement indiquée à la société de classification, l’État du pavillon et les autorités d’inspection avant l’arrivée dans le prochain port. Les autres défauts souvent trouvés à bord sont plus souvent dans le domaine de la préparation d’urgence, la documentation, des déficients sur la sûreté, les plans des opérations de bord et la politique environnementale et de sécurité. « Le contrôle par l’État du port se concentre plus sur l’application de procédures » que sur le manque d’un équipement ou les qualifications opérationnelles, note le directeur des sinistres du UK P&I Club, Karl Lumbers.