Lorsque Francis Lefrançois a repris en 1995 la société Trans Express Ventois (TEV) près d'Evreux, l'entreprise spécialisée dans le lot partiel était au bord du dépôt de bilan. Aujourd'hui, avec sept chauffeurs, elle dispose de 6 porteurs et d'un ensemble articulé. L'entreprise, qui réalise du groupage régional, charge essentiellement des produits finis et semi finis pour des industriels de l'automobile, de la métallurgie et du conditionnement. En 1999, son bénéfice avant impôts a atteint 500 000 F pour un CA annuel de 5,5 MF hors taxes. L'explication de ce redressement est à chercher dans la mise en place d'un système informatique conçu en grande partie par le transporteur.
A partir d'un cahier des charges. L'entreprise TEV n'était pas du tout informatisée lors de sa reprise par Francis Lefrançois. Un simple micro servait de machine à écrire pour la facturation. « Dès 1995, j'ai acheté un logiciel standard pour le transport. Mais, il ne m'a pas convenu. En 1998, j'ai décidé de créer avec un informaticien, Michel Beruben, une application spécifique basée sur Wintrans, le logiciel qu'il a développé ». Francis Lefrançois a commencé par établir un cahier des charges précis. Le programme devait être capable d'optimiser les tournées et d'organiser les chargements. Toutes les informations étaient à entrer et des pré-facturations établies quotidiennement. Ces fonctions devaient être, bien sûr, parfaitement chaînées à la comptabilité Ciel dont TEV est équipée. L'entreprise exerçant essentiellement au plan régional, il fallait impérativement qu'une routine permette d'établir une feuille de travail de chargement et de livraison, avec horaires de déchargement respectant la législation sociale, pour chaque véhicule et tous les soirs. Les informations devaient être rassemblées, intégrées et traitées par le logiciel de gestion comptable afin de permettre l'impression de l'ensemble des factures clients en fin de mois, sans erreur et en une heure. Enfin, l'ensemble devait demeurer totalement ouvert sur les futures évolutions des programmes. « À partir de ce cahier des charges où j'ai essayé de résumer les besoins spécifiques de mon entreprise de transport, les informaticiens de Wintrans ont réalisé en six mois le programme qui tourne depuis deux ans. Toutes les fonctionnalités que j'ai listées sont parfaitement respectées », assure le chef d'entreprise.
Des évolutions à venir ? Le programme est revenu aux alentours de 25 000 F, mise en place et formation comprise. Une somme que le dirigeant estime largement amortie. « J'ai pu supprimer sans difficulté une secrétaire administrative soit une économie d'au moins 150 000 F par an. En outre, le logiciel me fait gagner beaucoup de temps. Auparavant, je terminais la préparation des tournées vers 22 heures. Aujourd'hui, à 17 heures au maximum elles sont prêtes ».
Michel Beruben, le créateur de Wintrans, se dit satisfait de la démarche de son client. « Elle conforte notre analyse selon laquelle l'utilisateur doit directement participer à la création de son produit. Le logiciel Wintrans ne demande qu'à être adapté. Il se compose d'une multitude de petits programmes parmi lesquels chacun va faire son marché. TEV n'a ainsi acquis que deux petits modules de gestion. Francis Lefrançois les a transformés en créant des fichiers à ses mesures. Il a ensuite mis au point les différents traitements et éditions qu'il avait définis dans son cahier des charges ».
L'évolution que Francis Lefrançois et Michel Beruben préparent concerne la mise au point d'un système de liaisons en temps réel avec les véhicules. L'idée : développer un équipement capable de lire des codes barres directement chez le client. « Cette opération, qui remplacerait le bulletin de livraison, déclencherait automatiquement la facturation au siège social. C'est le chauffeur qui mènerait l'opération avec son crayon optique. Ce système embarqué nous permettrait aussi de disposer d'une traçabilité totale des produits qui nous sont confiés. »