Depuis quand travaillez-vous sur l’optimisation du plan de transport et la dématérialisation dans l'entreprise ?
Je suis arrivé en 1994 pour mettre le TMS en place et créer l’infrastructure réseaux. Concernant la dématérialisation des documents, nous l’avons initiée en 1998. J’ai d’abord cherché à numériser les lettres de voiture, afin de les ressortir lors des sorties factures en fin de mois. Puis en 2005, nous sommes passé à la deuxième étape avec Efalia ECM (ex FlyDirector), qui offrait l’avantage d’être un produit abouti et dont le système permettait de dialoguer avec notre TMS. Grâce à cela, nous avons pu arrêter la saisie manuelle et partager de nombreuses informations au sein des Transports Jourdan. En 2006, nous avons opéré la mise en ligne des documents pour que le client puisse les récupérer et l’envoi des factures par mail. Dernièrement, depuis 2019, nous scannons les commandes clients et à partir de celle-ci, nous pouvons trouver les documents de transport et la commande mail en un clic. Nous sommes très satisfaits de la solution Efalia ECM, qui répond à nos besoins. Et nous n’utilisons pas toutes les fonctionnalités, puisque je sais que demain, nous pourrions par exemple rentrer les factures fournisseur et les envoyer pour approbation via un workflow. Et je sais qu’Efalia va être référencé pour le projet de facture électronique en 2026.
Concrètement, qu’est-ce que cela vous a permis ?
Mon travail consiste à trouver des solutions qui amènent à plus de productivité et à une réduction des coûts. Ces solutions nous ont permis un gain de temps et une économie de papier - qui a son importance dans le cadre notre démarche RSE - et plus de simplicité dans les process.
Dans le même état d’esprit, nous avons mis d’autres choses en place dans l’entreprise, comme l’affichage dynamique. Grâce à des écrans installés dans les différents services et dans nos agences, nous pouvons diffuser des informations adaptées à chaque lieu : par exemple une vidéo pour présenter l’entreprise à l’accueil, une autre sur des consignes de sécurité pour nos salariés… Cela permet une diffusion de l’information plus dynamique, simple et rapide.
Envisagez-vous de vous doter d’outils supplémentaires à l’avenir ?
En ce moment, nous réfléchissons à faciliter la saisie des commandes par le net ou encore à la e-CMR, à laquelle nous souhaitons nous préparer pour anticiper d’éventuelles demandes de clients.
Et puis, dans un avenir plus lointain, nous avons des réflexions en cours autour de l’utilisation de l’IA. Pas pour réaliser le travail à notre place ! Plutôt pour nous aider à analyser notre base de données et par exemple contribuer à optimiser une tournée sur un quai, avec des indications sur l’endroit où garer le camion pour gagner du temps au chargement et déchargement.
