Pour procéder au remboursement des frais de transport, les entreprises de transport ont la possibilité d’être « au réel » (en produisant des justificatifs) ou « au forfait », c’est-à-dire par le biais d’une d’allocation forfaitaire préalablement définie. Cette dernière option, prévue par la convention collective, simplifie la gestion ainsi que les risques de dérapage financier. Sans obligation de justificatif, les sommes versées à ce titre sont en effet « présumées utilisées conformément à leur objet » dès lors qu’elles n’excèdent pas les limites de cotisations de sécurité sociale fixées par l’ACOSS (agence centrale des organismes de sécurité sociale) par arrêté du 20 décembre 2002 et revalorisées chaque année. Elles n’ont donc pas à être intégrées dans l’assiette des cotisations de Sécurité Sociale. Si les limites sont dépassées, la différence entre les montants versés et ceux « autorisés » sont à réintégrer dès le premier euro puisqu’elle constitue un supplément de rémunération. Lors d’un contrôle Urssaf, l’employeur devra dans ce cas établir les circonstances de fait qui prouvent que ces indemnités ont bien servi au remboursement de frais de déplacement en fournissant des justificatifs. S’il n’est en mesure de les produire, la fraction dépassant les limites réglementaires est réinjectée dans l’assiette des cotisations. Autre cas : si l’employeur n’établit pas de circonstances de fait, l’indemnité est alors réintégrée dans sa totalité car considérée comme un complément de rémunération.
L’article 3 du Protocole relatif aux frais de déplacement de la Convention Collective Nationale des Transports distingue plusieurs cas de figure. Le salarié perçoit une indemnité de repas s’il doit le prendre hors de l’entreprise. Les tranches horaires convenues se situent entre 11 h 45 et 14 h 15 ou 18 h 45 et 21 h 15. Si le salarié se déplace dans une zone de camionnage autour de Paris, il perçoit une indemnité de repas unique. Les services de nuit d’au moins 4 h effectives entre 22 h et 7 h donnent lieu au versement d’une indemnité spécifique de « repas de nuit ». Le remboursement « grand déplacement » comprend une indemnité de repas et de découcher si le déplacement se fait sur un jour et deux indemnités repas et un découcher s’il s’effectue sur deux jours.
Par exemple, comme l’indique le site de l’Urssaf, le déplacement est caractérisé lorsque la distance du lieu de déplacement est supérieure à 50 km et que les transports en commun ne permettent pas de couvrir la distance en moins d’1 h 30. Néanmoins, lorsque ces conditions ne sont pas réunies, l’employeur peut aussi démontrer que le salarié est empêché de regagner son domicile en fonction des circonstances de fait et des usages de la profession. Par exemple, indique l’OTRE, « les conducteurs et déménageurs sont souvent sans possibilité matérielle et technique de regagner leur domicile, en raison de leurs conditions particulières de travail, de la nécessité de rester à proximité du client, et de la présence d’un seul véhicule, souvent encore partiellement en charge et stationné à un endroit stratégique, ne pouvant servir au personnel pour rentrer chez lui. » L’employeur pourra ainsi obtenir une exonération de 18,60 € au lieu de 9,10 € pour les repas. Concernant l’indemnité de nuitée, l’employeur n’a pas non plus à apporter la preuve que les salariés vont effectivement à l’hôtel, étant admis que la couchette dans la cabine ne constitue pas une chambre d’hôtel, dès lors que l’indemnité de nuitée versée est inférieure aux limites admises par les Urssaf (dans les limites de 66,50 € à Paris et petite couronne, et 48 € sur le reste du territoire pour 2018). Afin de réduire le risque de litige, l’employeur peut ainsi se constituer des éléments de preuves, par exemple par note de service, en interdisant aux salariés de rentrer chez eux et leur demandant de déjeuner à proximité du chantier, en évitant qu’ils aient 2 heures de pause le midi, ou en demandant de remettre des fiches repas de la part des restaurants, quand bien même ils seraient remboursés au forfait.
Les organisations syndicales FO-UNCP, CFTC et FGTE-CFDT ont signé l’accord proposé par la partie patronale le 4 avril 2018. Ce dernier porte sur une revalorisation linéaire des frais de 1,2 % applicable le premier jour du mois suivant sa signature. Cet accord est signé par l’OTRE et les autres fédérations patronales. En conséquence, la nouvelle grille s’applique depuis le 1er mai 2018 pour toutes les entreprises adhérentes à une organisation patronale du transport routier. La nouvelle grille, retranscrite dans notre rubrique « indicateurs » en page 22, se substitue à celle en application depuis le 1er avril 2017.