Ce n'est pas toujours parce que le transporteur est fautif qu'il est contrôlé. Peut-être n'a-t-il pas été vérifié depuis longtemps ? Les cotisations se prescrivant par trois ans, l'Urssaf essaie de respecter un rythme triennal, à moins que l'entreprise n'ait fait l'objet, par le passé, d'un redressement important. Dans ce cas, l'Urssaf veut s'assurer qu'elle a bien tenu compte de ses observations. Elle peut aussi appartenir à un secteur qu'elle a décidé de suivre : contrôle de tous les employeurs d'une commune ou d'une activité professionnelle. Si le dirigeant a cessé son activité ou cédé son entreprise, ces situations sont également l'occasion pour l'organisme de se manifester. Quel que soit le motif, il est difficile de se faire oublier !L'envoi d'un avis de passage par lettre recommandée avec accusé de réception est de règle. Il n'y a que dans le cas exceptionnel de la lutte contre le travail clandestin que le contrôle s'effectue à l'improviste. Le transporteur dispose alors d'un délai de 15 jours minimum pour se retourner. Bien lire l'avis de passage est indispensable ! Quel est le jour prévu ? Quels documents demande-t-on ? Si c'est nécessaire, l'employeur ne doit pas hésiter à solliciter un report par écrit de la date du contrôle. Mais mieux vaut ne pas perdre de vue qu'il n'est jamais de son intérêt de multiplier les demandes en ce sens. Au besoin, il est préférable de contacter l'agent de contrôle personnellement pour lui expliquer sa situation.
La responsabilité du transporteur se trouve engagée en cas d'opposition ou d'obstacle au contrôle. Et les sanctions peuvent aller jusqu'à l'emprisonnement.
Le délit est constitué dès lors qu'il est établi que celui-ci a sciemment eu recours à des atermoiements inexcusables et fait preuve de réticences. C'est notamment le cas si, prévenu de la visite de l'agent de contrôle par lettre recommandée, il est absent et n'a laissé aucune instruction à ses collaborateurs, s'il refuse l'accès des locaux où sont employés les salariés qu'il occupe, ou la présentation des documents demandés pour la réalisation de la vérification, etc. L'employeur est tenu de présenter tout document à l'agent de contrôle et de permettre l'accès à tout support d'information (notamment informatique) qui lui seraient demandés en vue de l'exercice du contrôle. Le verso de l'avis de passage contient généralement une liste des documents qui peuvent être demandés. Cependant, cette liste n'a pas un caractère exhaustif. L'administration estime en effet que l'agent peut exiger la production de tous les documents qu'il juge nécessaires à son contrôle. Ainsi, est-il en droit de demander la présentation des doubles des déclarations annuelles des données sociales (DADS), des documents et pièces comptables, des conventions collectives et accords de salaires, etc. D'une manière générale, la Cour de cassation estime que les documents exigibles doivent s'étendre à tous documents comptables ou non, susceptibles de faire connaître les différents éléments des rémunérations versées aux salariés, même s'il s'agit de documents ou de registres tenus par l'employeur, de sa propre initiative et sans obligation de sa part. Mais il ne faut pas se laisser intimider. L'agent de contrôle ne doit pas outrepasser ses pouvoirs. Il n'est pas autorisé à prendre lui-même les documents dont il a besoin. Il ne peut non plus, en l'absence du chef d'entreprise, saisir de force un document en contraignant par exemple un employé à ouvrir une armoire ou les tiroirs d'un bureau. Si l'agent de contrôle emporte des documents, il doit le faire uniquement avec l'accord du chef d'entreprise, pour un temps limité, et lui signer un reçu.
Les salariés de l'entreprise peuvent aussi être interrogés. Cette possibilité est accordée à l'agent de contrôle pour lui permettre de connaître les nom et adresse des salariés, leur rémunération, y compris les avantages en nature dont ils bénéficient et les retenues effectuées sur leur salaire pour les assurances sociales. L'interrogation est possible, que le salarié soit en activité ou non, par exemple s'il a été licencié. Selon la Cour de cassation, les auditions des salariés ne sont valables qu'effectuées dans les locaux de l'entreprise ou sur les lieux de travail.
Parmi les points les plus fréquemment contrôlés chez les transporteurs figurent les avantages en nature (un principe : pouvoir prouver que la dépense payée est purement professionnelle), le calcul des indemnités de licenciement ou transactionnelles, les cas d'exonération de cotisations, le remboursement des frais professionnels. A l'issue du contrôle, l'inspecteur du recouvrement communique ses observations à l'employeur, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit en lui remettant la lettre en main propre à la fin du contrôle lors de la dernière visite (cette lettre d'observations doit être remise même si aucun redressement n'est envisagé). Outre la date de fin du contrôle, elle doit comporter plusieurs informations : l'objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, les observations faites au cours du contrôle, la mention du délai de 30 jours pendant lequel le transporteur pourra formuler sa réponse par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce n'est qu'à l'expiration de ce délai de 30 jours que l'inspecteur pourra établir son procès-verbal de contrôle (ou rapport de contrôle). Précisons qu'aucune action en recouvrement des cotisations (mise en demeure, contrainte) ne peut avoir lieu avant la fin de ce délai. Dans sa réponse, l'Urssaf doit motiver sa décision.
Avant toute poursuite de recouvrement, l'Urssaf doit adresser au débiteur une mise en demeure, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, l'invitant impérativement à régulariser sa situation dans le mois. Les informations y figurant doivent être suffisamment précises pour éviter toute confusion ou incompréhension qui seraient susceptibles d'entraîner des demandes de renseignements ou des contestations. A peine de nullité, elle doit comporter l'indication des bases redressées, des cotisations réclamées, des périodes concernées ainsi que des voies de recours. La date de la mise en demeure permet aussi de vérifier s'il n'est pas réclamé des cotisations prescrites (plus de 3 ans).
Le transporteur peut régler une partie du redressement et contester le surplus. S'il décide de contester, il doit saisir la commission de recours amiable de l'Urssaf dans le mois de la mise en demeure. S'il est souhaitable de régler les redressements non contestés pour délimiter le litige et éviter des majorations sur des sommes que l'on sait définitives, une gêne financière ne doit pas inciter à la contestation. Mieux vaut solliciter des délais ou une remise des majorations. Le recours peut concerner la forme du contrôle (absence de notification préalable des motifs de redressements), le bien-fondé de la mise en demeure (période prescrite) ou le fond du contrôle. Attention à bien motiver sa lettre de contestation en indiquant tous les points de désaccord (cela ne sera plus possible après), en joignant la copie des pièces justificatives, ainsi que les échanges de correspondances avec l'agent de contrôle. Adresser sa lettre avec accusé de réception est vivement conseillé ! Il sera plus facile d'arrêter une contrainte délivrée au mépris de sa contestation. La décision de la commission doit être rendue dans le délai d'un mois à compter de la réception de la réclamation. A défaut de cette décision, l'intéressé peut considérer sa demande comme rejetée.
Lorsque la commission de recours amiable a rejeté la réclamation, l'assuré a un délai de deux mois pour se pourvoir devant le tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS). La procédure est gratuite. Une requête doit alors être déposée ou adressée par lettre recommandée. Le réclamant peut comparaître personnellement à l'audience. Il peut aussi se faire assister ou se faire représenter, notamment par son conjoint ou un ascendant ou descendant en ligne directe, un avocat, ou suivant le cas, un salarié ou un employeur ou un travailleur indépendant exerçant la même profession ou un représentant qualifié des organisations syndicales de salariés ou d'employeurs. Le tribunal ne statue qu'après s'être efforcé, sans résultat, de concilier les parties. Il peut aussi ordonner un complément d'instruction et notamment prescrire une enquête, une consultation, une expertise. Selon le cas, la décision du tribunal est susceptible d'un appel ou d'un pourvoi devant la Cour de cassation.
Le contrôle fiscal s'appuie sur le Livre des procédures fiscales (articles L. 13, L. 45 A et suivants, et R. 13-1). Une documentation administrative peut être obtenue à Paris, au Centre de Documentation Economie-Finances (CEDEF), 12 place du Bataillon du Pacifique, 75012 Paris. En province, dans les Centres d'information et de Communication implantés au chef lieu de chaque région.
Pour sa part, le contrôle Urssaf est organisé par le le Code de la Sécurité sociale (articles L. 142-2, L. 142-8, L. 244-2, L. 244-3, L. 243-7, L. 243-11, R. 142-1, R. 142-12, R. 142-18, R. 142-20, R. 142-22, R. 142-25, R. 144-6 et R. 243-59) et le Code de procédure civile (article 559).
Retirer l'avis de contrôle dans les délais. A défaut, l'inspecteur commencera son contrôle sans formalité. L'employeur ne pourra pas alors demander un report de rendez-vous si la date de visite de l'inspecteur ne lui convient pas.
Recevoir personnellement l'inspecteur au moins lors de la première visite.
Nommer un interlocuteur qui dialoguera en priorité avec l'inspecteur. Le plus souvent, ce sera le trésorier de l'entreprise.
Rassembler tous les documents dont l'inspecteur voudra disposer à coup sûr : déclarations de données sociales, registre de l'inspection du travail, justificatifs d'exonération de charges...
Prévoir un local où l'inspecteur pourra travailler correctement sera bien vu.
Accepter la réglementation existante même si elle paraît parfois aberrante...
Répondre après la mise en demeure. Si, après la réception de celle-ci, l'employeur ne prend pas l'initiative de la contestation, ou encore s'il ne cherche pas à dialoguer, il mettra l'organisme dans l'obligation de faire recouvrer sa créance. Afin d'assurer une procédure rapide au recouvrement de ces créances, le législateur a créé la procédure de contrainte, dont le mode de fonctionnement est peu formaliste, expéditif et redoutable.
Négocier les majorations et pénalités de retard. L'employeur peut obtenir la remise des majorations et pénalités de retard si sa bonne foi est prouvée. Pour ce faire, il adresse au directeur de l'organisme de recouvrement une demande gracieuse en ce sens. Laquelle doit être motivée. La remise ne peut être accordée que si l'employeur a réglé la totalité des cotisations dues et fourni les déclarations.
Demander un sursis à poursuites. Cette procédure, organisée par le code de la sécurité sociale, aboutit en fait à permettre à l'organisme de recouvrement d'accorder des délais de paiement aux employeurs. L'accord sur les délais de paiement peut inclure la totalité des pénalités et des majorations de retard.
Ne pas hésiter à saisir la justice en cas de contrôles abusifs.
Agence centrale des organismes de Sécurité sociale (ACOSS)
67, boulevard Richard-Lenoir,
75536 Paris Cedex 11
Téléphone : 01 49 23 3000
Télécopie : 01 49 23 32 55
Internet : http://www.urssaf.fr
Association Nationale d'Assistance et Fiscale des Avocats (ANAFA)
84, avenue Docteur Arnold Netter,
75012 Paris
Téléphone : 01 44 68 60 00
Télécopie : 01 43 07 01 50
Association des Usagers de l'Administration (ADUA)
37, boulevard Saint-Martin, 75003 Paris
Téléphone : 01 42 78 84 71
Contribuables Associés
42, rue des Jeûneurs, 75002 Paris
Téléphone : 01 42 21 16 24
Télécopie : 01 42 33 29 35
Direction Générale des Impôts
139, rue de Bercy, 75012 Paris
Téléphone : 01 40 04 04 04
Ligue des Contribuables
114, rue Michel-Ange, 75016 Paris
Téléphone : 01 46 51 07 87
Rassemblement des Usagers des Services publics, des Contribuables, des Groupements de Défense (RUC)
4, rue de Clichy, 75009 Paris
Téléphone : 01 45 26 26 60/01 48 74 68 90
Télécopie : 01 40 82 90 62